Lifemap Team communicatie

lifemap-team-communicatie

Samenvatting

Goede communicatie is het levenssap van elk vitale groep, van elk team waarin dagelijks met plezier wordt gewerkt. En… het kan altijd beter. Doel van Lifemap Team communicatie is om een realistisch beeld op te bouwen van de communicatie zoals die nu wordt ervaren, na te gaan wat kan bijdragen aan versterking en verrijking, en tot gedeelde uitspraken te komen over hoe die in de praktijk kan worden ingevuld.

Men gaat in viertallen in gesprek over de verschillende soorten communicatie waar het team of de groep dagelijks mee te maken heeft: hoe worden deze ervaren? Hoe wordt erover gedacht? Er worden communicatiekenmerken gekozen die hieraan kunnen bijdragen. Dit alles wordt zichtbaar op de poster, overzichtelijk en in samenhang. Tenslotte worden er uitspraken geformuleerd over verbetering, ideeën en mogelijke acties bedacht, en prioriteiten aangegeven. De posters van de groepen worden onderling gepresenteerd en plenair wordt gesproken over de impact en uitwerking op de werkpraktijk. Bij het werken met deze lifemap zijn het gesprek en het proces net zo belangrijk als de uitkomsten.

Bouwstenen

Voor het hele team één invulspreadsheet (per email) en voor elke groep van vier mensen één set:

  • 1 Uitleg Lifemap Team communicatie
  • 1 Landkaart poster en toelichting
  • 1 Dun schrijvende zwarte stift om op de poster te schrijven (zelf aanschaffen)
  • 1x Communicatie stickers.

Duur

Ongeveer 2 uur.

Stappen
Voorbereiding lifemap workshop

  • Enkele mensen bereiden de lifemap voor en zorgen voor een goed verloop van de lifemap workshop.
  • Maak in de voorbereiding een keuze tussen twee varianten:
  1. Vooraf wordt geïnventariseerd welke tien communicatiekenmerken in de ogen van het hele team nu vooral kunnen bijdragen aan een goede communicatie. Daarna wordt in groepen van vier gewerkt, waarbij alleen deze tien kenmerken aan bod komen. Voordeel van deze variant is, dat iedereen er zich van bewust is, dat deze tien het belangrijkst worden gevonden. Hierdoor komen er aan het eind uitspraken over te nemen acties naar voren, die draagvlak hebben.

Zorg er bij deze variant voor, dat:

  • Elk teamlid tevoren het spreadsheet heeft ingevuld
  • De top tien van communicatiekenmerken daaruit is vastgesteld
  • Er voor elke groep een lijst met deze kenmerken klaarligt.
  1. Het team wordt in groepen van vier verdeeld. Elke groep kiest zelf een top tien van communicatiekenmerken, die de huidige communicatie kunnen versterken. Voordeel van deze variant is, dat er variatie in de groepsuitkomsten ontstaat, waaruit meer verschillende inzichten, ideeën en acties naar voren kunnen komen.

 Met zijn vieren

  • Noteer de namen midden boven aan op de poster. Bekijk de landkaart poster en loop de landschappen en hun omschrijving door, totdat allen hetzelfde beeld bij de landschappen hebben.
  • Typering communicatie. Door welke landschappen wordt de communicatie van het team op dit moment getypeerd? Kies in onderling overleg voor elk van de hieronder aangegeven soorten communicatie het landschap uit, dat het beste past bij hoe het op dit vlak is gesteld met de communicatie:
  • Onderlinge communicatie op de werkvloer
  • Communicatie per email
  • Formele communicatie (over taakomschrijving, functioneren, e.d.)
  • Communicatie vanuit de leiding van de organisatie
  • Communicatie tijdens vergaderingen
  • Communicatie tijdens informele bijeenkomsten (team uitjes, e.d.)
  • Communicatie met klanten en partners
  • Communicatie met de afdeling ….. (invullen)
  • … (zelf aanvullen).
  • Zet met stift op de poster lijnen om de grenzen van de gekozen landschappen. Schrijf er in enkele zinnen bij waar het in elk landschap qua communicatie over gaat. Bijvoorbeeld: ‘Communicatie met klanten en partners wordt gekarakteriseerd door de weg linksonder op de poster. Wij zijn nog lang niet bij de top, maar er zit een stijgende lijn in’. Zet deze zin bij A in het voorbeeld.
  • VARIANT 1. Bekijk de tien communicatiekenmerken die in de ogen van het hele team vooral kunnen bijdragen aan een goede en nog betere communicatie.
  • VARIANT 2. Loop de stickers langs en kies in onderling overleg de 10 communicatiekenmerken uit, die het meeste verbetering kunnen brengen – voor jullie team – in de communicatie als geheel.
  • Zinnen erbij maken. Bekijk de uitspraken bij de eerder gekozen landschappen. Beschrijf in één zin wat elk van de 10 kenmerken zou kunnen bijdragen. Houd het bij jezelf. Bijvoorbeeld: ‘De communicatie zou voor ons beter verlopen als het ons lukt hen (een andere afdeling) uit te leggen waarom ze beter naar ons zouden moeten luisteren’. In plaats van: ‘De communicatie zou voor ons beter verlopen wanneer zij beter zouden luisteren’. Zet deze zin bij B in het voorbeeld.
  • Plak de 10 stickers op de landschappen bij het soort communicatie waar ze het meest effect bij zullen hebben. Het kan zijn, dat een landschap meerdere stickers krijgt en een ander geen enkele.
  • Formuleer met elkaar bij elk van de 10 zinnen een realiseerbaar idee of actie en maak daarvan een lijst. Bespreek samen in welke volgorde van prioriteit deze staan – bezien vanuit het werk van het hele team.

Plenaire nabespreking

  • Elk van de groepen presenteert de poster en vertelt het verhaal erbij aan de groep.
  • De uitspraken met ideeën, acties en prioriteiten van de groepen worden verzameld. Er wordt afgesloten met een plenair gesprek over de impact en uitwerking hiervan in de werkpraktijk.

 

Comments are closed.